#Doctrina El Acuerdo 3997 de la SCBA: Otro acierto del expediente electrónico
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Autor: Manterola, Nicolás I.
Fecha: 21-dic-2020
Cita: MJ-DOC-15725-AR | MJD15725
Sumario:
I. ¿Qué dispone el acuerdo 3997? II. Las cédulas en papel generadas digitalmente. III. Mandamientos. IV. Oficios. Comunicaciones entre órganos y dependencias judiciales. V. A modo de cierre.
Doctrina:
Por Nicolás I. Manterola (*)
I. ¿QUÉ DISPONE EL ACUERDO 3997?
El Acuerdo 3997 de la SCBA, del 16/12/2020, modificó los arts. 8, 9 y 10 del Reglamento de Notificaciones Electrónicas (el «RNE») que fuera aprobado por el Acuerdo 3845/2017.
De esta manera, se permitirá el envío de cédulas papel y mandamientos sin documentos (copias) anexadas en formato papel y la generación y firma de oficios de manera digital. Se trata de un acertado avance en materia procesal que, aprovechando la tecnología, modifica la forma en la cual se celebran las notificaciones procesales y la emisión de oficios judiciales, lo que tiende a la tan deseada «despapelización» del expediente judicial.
Veamos a continuación cómo se desarrollarán estos actos procesales en la nueva disposición.
II. LAS CÉDULAS EN PAPEL GENERADAS DIGITALMENTE
Tradicionalmente, las cédulas papel se confeccionaban desde la computadora, se imprimían, se firmaban ológrafamente y se llevaban al juzgado para que las sellen y las remitan a la Oficina de Notificaciones, y, si debían remitirse a extraña jurisdicción, el letrado la llevaba a la respectiva Oficina de Notificaciones local.
A partir de ahora, las cédulas que deban diligenciarse en formato papel se confeccionarán digitalmente desde el Sistema Informático del Poder Judicial y se remitirán también de modo electrónico a las Oficinas y Delegaciones de Mandamientos y Notificaciones, los Juzgados de Paz o los Oficiales Ad Hoc (1) -según corresponda-, quienes imprimirán la cédula en papel y la diligenciarán. Luego, una vez practicada la diligencia de notificación, informarán al juzgado el resultado de la diligencia a través de una presentación electrónica.
Siguiendo las pautas previstas en los arts. 4° primer párrafo (seguir modelo aprobado por el Acuerdo 3397/08) y art. 5 (confronte por parte del juzgado) del RNE, el abogado confeccionará la cédula digitalmente y anexará las copias en formato electrónico.Luego, remitirá la cédula a las Oficinas, Delegaciones o los Oficiales Ad Hoc que deban realizar la notificación, quienes se encargarán de imprimir los instrumentos para su diligenciamiento en formato papel.
Hay una novedad importante que trae el Acuerdo. A la cédula papel no se le anexarán copias en papel de otras piezas procesales (como, por ejemplo, de la demanda y documental). Las copias de piezas procesales que deban llevar las cédulas en papel, serán en formato electrónico. A tal efecto, las copias serán insertas -como archivo adjunto- a la cédula al momento de generarla electrónicamente por parte del abogado. La confección y rúbrica de la cédula y, en su caso, la agregación de las copias digitales como archivos adjuntos, recae en el abogado de la parte interesada en practicar la notificación, salvo los supuestos en los que la legislación procesal le imponga específicamente esa carga al juzgado. Una vez agregada las copias de modo electrónico, el Sistema Informático generará automáticamente un código y un link para que el destinatario de la cédula verifique la autenticidad de la notificación y acceda a las copias.
Quien genere la cédula, previo a su remisión a la Oficina de Mandamientos y Notificaciones o al Oficial Ad Hoc, deberá asegurarse la integridad y legibilidad de las copias adjuntadas. También deberá incluir al pie de la cédula una leyenda que le indique al destinatario que el documento fue suscripto con firma digital y las instrucciones para verificar su autoría e integridad, como así también los mecanismos para acceder a la documentación. En caso que la digitalización fuese de difícil cumplimiento, -por ej., por el número de archivos, extensión, formato u otra razón atendible- el juez puede eximir la carga de digitalizar las copias conforme el art. 121 del CPCCBA; de ser así, se arbitrarán las medidas necesarias para posibilitar su cotejo por los destinatarios de la comunicación (art.4°, cuarto párrafo del RNE).
Interesa destacar que el destinatario de la cédula podrá verificar la autenticidad e integridad del documento, así como acceder a las copias digitales adjuntas. Para ello, deberá acceder al subsitio web habilitado por la SCBA (ingresando manualmente el código verificador o escaneando el código QR, los que deberán generarse automáticamente por el sistema informático y visualizarse al pie de la cédula).
Finalmente, una vez practicada la notificación en formato papel, el informe sobre el resultado se remitirá al juzgado/tribunal interviniente en forma electrónica. A tal fin, las oficinas u Oficiales Ad Hoc que hubieren practicado la notificación informarán y/o acompañarán el resultado de la misma mediante presentación electrónica en la causa respectiva. Sin perjuicio de ello, se aplicarán en lo pertinente los artículos 153, 154, 157, 158, 159 y concordantes del Acuerdo N° 3397.
III. MANDAMIENTOS
El procedimiento recién visto es también aplicable al caso de los mandamientos. Cabe aclarar que el juez, en estos casos, deberá adicionar su firma digital cuando ello fuere necesario según lo dispuesto por el CPCCBA y normativa aplicable.
IV. OFICIOS
Los oficios judiciales también serán generados, suscriptos y confrontados de manera digital (conf. arts. 4° y 5° del RNE). De ser necesario, se agregará la firma del Secretario o del Juez al momento del confronte.
Si fuera necesario incorporar copias al oficio, las mismas serán digitales y deberán insertarse como archivos adjuntos al momento generarse el oficio de forma electrónica.
Si no son observados, los oficios judiciales se diligenciarán en el domicilio electrónico del destinatario que se encuentre registrado en el Sistema de Notificaciones y Presentaciones Electrónicas.Si el destinatario del oficio judicial no tuviere domicilio electrónico registrado, el documento -una vez confrontada y en su caso firmado por el funcionario- será enviado al domicilio electrónico del abogado de la parte oferente, quien deberá diligenciarlo en formato papel.
Para el caso que el oficio lleve copias digitales, el sistema informático generará automáticamente un código verificador y un código OR que se insertará al pie del oficio para que el destinatario pueda acreditar la validez y acceder a las copias. Quien genere el oficio deberá incluir una leyenda que indique al destinatario que el documento fue suscripto con firma digital y las instrucciones para verificar su autoría e integridad, y para acceder a los archivos adjuntos.
IV.1. COMUNICACIONES ENTRE ÓRGANOS Y DEPENDENCIAS JUDICIALES
Las comunicaciones entre órganos y dependencias judiciales en el marco de un proceso, y que no requieran la remisión del expediente, se realizarán de oficio mediante el sistema de comunicación automatizada prevista en el art. 11° del RNE, de manera que la providencia que ordena la comunicación será enviada directamente al organismo destinatario.
Cuando los requerimientos sean dirigidos a la Suprema Corte de Justicia, se enviarán a los domicilios electrónicos de las dependencias que integran su estructura orgánica, según las funciones atribuidas respectivamente en la reglamentación vigente (conf. Ac. 3536).
V. A MODO DE CIERRE
Las nuevas modificaciones son un verdadero acierto y tienden a una verdadera digitalización del proceso y evitan el uso del papel innecesario. La posibilidad de diligenciar las cédulas y mandamientos en formato papel con copias digitales es un verdadero avance que se hacía esperar. La nueva reglamentación facilitará el trámite procedimental y reducirá – sin riesgo al derecho de defensa- los plazos procesales.
Esperemos ahora que estas disposiciones se repliquen en el ámbito procesal nacional, donde actualmente (al 20/12/2020) las cédulas papel continúan diligenciándose con copias en papel, salvo que el juez autorice la remisión a las copias electrónicas que obran en el Sistema Lex 100.
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(1) Los Oficiales Ad Hoc deberán contar con un domicilio electrónico inscripto en el Sistema de Notificaciones y Presentaciones Electrónicas.
(*) Abogado graduado con diploma de honor (Universidad de Belgrano), especialista en derecho procesal (Universidad de Buenos Aires); premio a la excelencia académica por el Colegio de Abogados de la Ciudad de Buenos Aires. Miembro del Foro de Derecho Procesal Electrónico. Socio en M|P Abogados.
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