«Road map» para las transiciones en el trabajo: Una guía de 25 pasos para ascensos, incorporaciones y reemplazos
Estábamos en una reunión de coaching del equipo ejecutivo. De pronto, el CEO dijo a su mesa chica: «¿Cómo transformar una transición laboral estresante en una oportunidad emocionante?».
Silencio. Nadie supo responderle en el momento.
Como facilitador del proceso, los acompañé a abrir las posibilidades y a explorar un plan detallado para lograrlo.
Sobre la base de ese aprendizaje, desarrollé este «road map» para brindarte una guía clara y práctica para lograr una transición laboral exitosa en cualquier empresa.
Desde evaluar las habilidades y conocimientos hasta identificar oportunidades, cada paso del proceso está cuidadosamente diseñado para ayudar a la junta directiva y a las áreas de talento a tomar decisiones informadas y a que el proceso sea fluido y profesional.
Por qué es importante tener un plan estratégico
En el mundo laboral actual se habla de dos conceptos indispensables para poner en valor las carreras profesionales: «upskilling» y «reskilling». Se diferencian en el objetivo final.
El upskilling busca que el personal adquiera nuevas competencias adecuadas al momento presente y las necesidades del trabajo. En tanto que el reskilling, o reciclaje profesional, busca enfocar la adaptación de habilidades para nuevos puestos, incluso muchos que aún no se han creado, aunque se sabe de su inminente necesidad -por ejemplo, ampliar el conocimiento tecnológico de las personas para estar listos-.
Ya sabemos que la automatización tiene un impacto significativo en el mundo laboral. Según un informe del McKinsey Global Institute, para 2030, el 30% de las horas trabajadas a nivel mundial podrían ser automatizadas, dependiendo de la velocidad de adopción.
En este sentido, se requerirá un enfoque más proactivo para apoyar a los trabajadores en transición. Por eso, improvisar no sería algo apropiado, y hacer reemplazos, ascensos e incorporaciones sin el necesario proceso podría generar más pérdidas que ganancias no sólo a las empresas, sino también a la propia fuerza laboral.
Un road map con 25 paradas
Las transiciones de cualquier tipo requieren de una estrategia formal previa, alineada con el plan de negocios y los objetivos de las áreas y posiciones.
Este mapa de acción está desarrollado en base a 25 puntos clave para tener en cuenta, de menor a mayor, y sugiero que, en lo posible no se salteen pasos.
Sé que muchas veces las urgencias -o, directamente, emergencias- imponen procesos un tanto improvisados. De todas formas, se puede definir un protocolo rápido y otro como el que propongo aquí.
Vamos con el detalle:
1) Definir alcance del puesto
Antes de comenzar cualquier proceso de transición, es necesario definir claramente el alcance del puesto, tanto sea una incorporación, un rediseño de equipo o un ascenso. Esto implica analizar las responsabilidades, habilidades y competencias necesarias para desempeñar el trabajo de manera efectiva.
Un error por evitar es tomar como referencia las características de la persona anterior, sin revisar a consciencia lo que necesita la empresa en la actualidad.
2) Identificar persona adecuada
Una vez que se ha definido el alcance del puesto, necesitas identificar a la persona adecuada para ocuparlo. Esto implica buscar a alguien que tenga las habilidades y competencias necesarias para realizar el trabajo y que encaje bien en la cultura y los valores de la empresa. Sugiero que se evalúe el potencial futuro, no pensarlo sólo en cubrir el puesto rápidamente «y ya».
3) Revisar antecedentes, evaluaciones de desempeño y psicotécnicos
Para asegurarse de que la persona seleccionada sea la adecuada, es recomendable revisar toda la información disponible, y realizar pruebas psicotécnicas, incluso si la persona ya está dentro de la empresa. Todos cambiamos, y esto puede ser en positivo o negativo.
De allí que conviene volver a las evaluaciones, incorporando las de tipo PDA, Personal Development Analysis (análisis de desarrollo personal), otro tipo de test psicométrico, que aplica conceptos y técnicas de la psicología para medir procesos psíquicos y mentales de las personas. Esto puede ayudar a detectar posibles alertas en su historial y a evaluar su capacidad para el nuevo rol.
4) Verificar su compatibilidad con la posición
Más allá de las habilidades profesionales, es importante saber si en sus aspectos blandos (soft skills) la persona es compatible con el puesto que se va a ocupar. Esto implica evaluarla con relación a las responsabilidades del trabajo y asegurarse de que tenga la capacidad para desaprender, aprender y adaptarse a nuevas situaciones.
5) Mantener conversaciones confidenciales previas
Antes de anunciar cualquier cambio, es recomendable mantener conversaciones confidenciales con las personas involucradas en la transición. Si es necesario, se debe firmar un acuerdo específico de confidencialidad de ambas partes.
Esto puede ayudar a reducir la ansiedad y el estrés que surgen durante el proceso y a asegurarse de que todos estén alineados con los objetivos de la empresa, sin filtraciones inconvenientes.
6) Fijar las expectativas de la empresa
Desde el primer momento un aspecto esencial es setear las expectativas del lado empresarial, y escuchar también a la o las personas candidatas. El propósito es asegurarse de que todos estén trabajando hacia los mismos objetivos, y que haya claridad en la trazabilidad del proceso.
7) Definir plazo máximo de decisión e implementación
A continuación, se definirá un plazo máximo para tomar la decisión y para implementar los cambios necesarios. Ayudará a que no se prolongue innecesariamente y a mantener la motivación y el compromiso de las personas involucradas.
8) Comunicar formalmente a todas las áreas necesarias
Informar no es lo mismo que comunicar. Aquí, el enfoque será en una comunicación formal, clara, breve y efectiva, con espacios para despejar dudas y alcances, a cada área involucrada. Se comienza por los líderes de equipos, y éstos, a sus equipos, en base a directivas claras y mensajes claves específicos.
En una acción sincronizada, una vez completado lo anterior se puede realizar un anuncio interno por los canales que se utilicen, para que toda la compañía este al tanto. Hacerlo así evitará posibles malentendidos o confusiones.
9) Establecer un proceso de inducción de 3 meses para las personas en transición
Para asegurarte de que la persona tenga éxito en su nuevo puesto, es recomendable establecer una inducción de un plazo de al menos tres meses. Esto contribuirá a familiarizarla con las nuevas responsabilidades y a asegurarse de que tenga las habilidades y competencias necesarias para desempeñarse de manera efectiva.
10) Hacer el cronograma detallado con fechas y responsables
En todo este proceso, desde el inicio de la estrategia, es importante hacer un cronograma detallado con fechas y responsables para asegurarse de que el proceso de transición se lleve a cabo de manera adecuada y en el plazo establecido.
11) Preparar a persona saliente para lo nuevo
Es importante preparar a la persona para su nuevo rol en la empresa, en caso de que quede en el equipo; o bien, acompañarle en su salida.
Si permanecerá, puedes proporcionarle información sobre sus nuevas responsabilidades y competencias, metodologías y procesos, para que se desempeñe con efectividad.
12) Preparar a persona que tomará responsabilidades
Asimismo, es importante preparar a quien tomará las responsabilidades del puesto que deja la otra persona. Nuevamente, incluir manuales, procedimientos y procesos, y organizar las primera reuniones contribuirá a que el proceso sea ordenado, con bajo nivel de caos y sensación de mayor autoconfianza en lo nuevo.
13) La persona promovida hará una tutoría a quien toma su rol
Para facilitar la transición, es recomendable que la persona ascendida tutorice a la persona que tomará su rol. Casi como un mentor o mentora, estará cerca determinadas horas del día, y facilitará el proceso. Recomiendo hacerlo formal, no cuando sobre tiempo.
14) Para quien dirige: acompañar como líder coach de ambas personas
Es importante acompañar a ambas personas en el proceso de transición, brindándoles apoyo y orientación. Sugiero hacerlo bajo el modelo de «líder coach», es decir, siendo guía, orientación y apoyo. Te aseguro que ayuda a reducir el estrés y la ansiedad que pueden surgir durante el proceso, y a asegurarse de que todos estén alineados y en acción hacia los mismos objetivos.
15) Hacer comunicación formal estratégica
Para asegurarse de que todos los miembros de la empresa estén alineados con los cambios, es importante hacer el seguimiento de la comunicación. Por ejemplo, acerca de los pasos, ampliación de responsabilidades y cualquier otro aspecto humano y técnico apuntando siempre a una mayor eficacia.
16) Actualizar organigramas y backups necesarios
Hay pocas cosas peores en una transición, como que te borren del mapa de la empresa.
Por eso es fundamental actualizar a tiempo -ni antes, ni después- todos los organigramas y backups de sistemas y procesos, accesos, mails y archivos, para reflejar los cambios en la estructura organizacional. Esto evitará posibles malestares, malentendidos o confusiones.
17) Evitar que reporten a varios líderes al inicio
Para evitar confusiones, es recomendable que la persona que toma el puesto de la persona ascendida no reporte a varios líderes al inicio. Esto ayudará a un mayor orden y claridad en la gestión.
18) Realizar reuniones formales de presentación
El objetivo es que las personas se conozcan y se familiaricen con sus nuevas responsabilidades y con la gente clave de su sector y de otros.
19) Hacer reuniones semanales de feedback
Para asegurarse de que la transición esté funcionando correctamente, es importante hacer reuniones semanales de feedback. Esto puede ayudar a detectar posibles desvíos y a asegurarse de que todos estén trabajando hacia los mismos objetivos. Con 20 minutos por semana sería suficiente, si se diseña esa conversación.
20) Establecer 3 KPI que medirás: comunicar verbalmente y por escrito
Para evaluar el desempeño es recomendable establecer 3 KPI, indicadores claves, que se medirán mediante comunicación verbal y escrita. Todas las personas estarán informadas, y, sobre esa base, se analizará el desempeño y resultados.
21) Asignar responsabilidades de menor a mayor
Asimismo, recomiendo asignar responsabilidades de menor a mayor, progresivamente. De esta forma se dará el tiempo apropiado para que la gente se involucre en su rol, hasta llegar a un dominio total.
22) Evaluar comportamiento, actitud y motivación
Una característica del liderazgo coach es que no sólo se centra en los resultados numéricos, sino en las características blandas. En este sentido, propongo que se evalue el comportamiento -dedicación, enfoque, convivencia-, la actitud -positiva, negativa, neutral-, y la motivación, que puede ser, en un esquema simple, extrínseca -es decir, dependiente del reconocimiento externo- e intrínseca -personas auto-motivadas-.
23) Detectar oportunidades de mejora en tiempo real
La observación, el cumplimiento de lo que se le delega, y el seguimiento consensuado, darán pautas para detectar ocasiones de mejora en las personas en su nuevo rol. Se puede aprovechar la conversación semanal de feedback para hacer estos señalamientos, ajustar y avanzar.
24) Ofrecer oportunidades desafiantes para probarla
Algo que aplico junto a los clientes de coaching ejecutivo es el diseño de desafíos mayores a partir del segundo mes en el rol, para probar las habilidades. Por ejemplo, involucrar a la persona en un proyecto especial.
25) Ampliar espacio de decisión en tercer mes
Una vez que se ha completado la transición, es recomendable ampliar el espacio de decisión de la persona; sugiero hacerlo desde el tercer mes para asegurarse de que se sienta cómoda y empoderada en su nuevo puesto.
Con este road map siempre a mano, encontrarás que las transiciones de incorporaciones o promociones ya no serán tan complicadas. Siéntete libre de adaptarlo a tu actividad, y de probarlo en el terreno más fértil que puedas encontrar: la cultura de tu propia empresa.
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