Cómo administrar el tiempo en la conducción de una pyme
¿Qué actividades ocupan la mayor parte de su tiempo? ¿Cuáles son los quehaceres a los que no está prestando suficiente atención? ¿De qué manera define prioridades y acciones de su trabajo?
Estos son los interrogantes que el empresario debería responder para continuar con la empresa. Incluir en su agenda aquellas tareas importantes que, si él no las hiciera, nadie las haría por él, es un ítem que no debe “quedar en pendientes”.
En general, la mayoría de los empresarios/directores generales conciben su trabajo bajo patrones similares. Sin embargo, existen similitudes y diferencias en el modo en que asignan prioridades y ejecutan, sobre todo entre los empresarios dueños de su empresa y los directores generales contratados.
Tres factores de poder
La tarea del alto directivo es la conjunción de tres áreas de gobierno: el proceso de negocio, el de dirección y el de configuración institucional.
En estos contenidos están todos de acuerdo, en general. El proceso de negocio permite el desarrollo de la empresa. Se basa en la definición y la comprensión de su(s) negocio(s) para que la organización pueda cumplir eficazmente sus objetivos.
El proceso de dirección organiza el esfuerzo, el aprendizaje y la renovación de la firma, para que pueda ejecutar las actividades relacionadas con su negocio.
Finalmente, el proceso de configuración institucional se enfoca en generar las condiciones adecuadas para que la empresa pueda alinearse con las necesidades del negocio.
Estos tres procesos, aunque claramente diferentes, deben atenderse de modo armónico y simultáneo.
Asignar prioridades
Aunque los empresarios/directores tienen una buena comprensión de lo que debería ser su agenda, la dificultad se presenta a la hora de asignar prioridades: la dimensión temporal, lo urgente/lo no urgente.
Vale la pena traer la figura del bombero que, aunque realiza tareas de prevención, actúa siempre en carácter de urgente, con cierto aire de improvisación, llevado de las narices por la realidad concreta, resolviendo problemas.
El jardinero, por otro lado, presenta una imagen de persona contemplativa, que mira el conjunto, que prioriza aquello que es importante. Se trata de un trabajo proactivo, sin prisa pero sin pausa.
Trabajar sobre lo emergente
Los empresarios/directores generales asumen que los factores emergentes ocupan aproximadamente entre un 40% y un 50% de sus agendas reales, muchas veces haciéndolas colapsar.
Un buen planeamiento de las tareas, asignando tiempo a lo que vaya surgiendo, permitirá mitigar este problema.
El número uno de la empresa deberá verse menos como un “bombero” y más como un “jardinero” que nutre con constancia los aspectos de su agenda que son vitales para el largo plazo y no susceptibles de improvisación.
La propiedad importa a la hora de asignar prioridades
Aunque todos los número uno entienden de forma similar su trabajo y afirman que la gestión y los temas institucionales son parte central de su agenda, los empresarios dueños de sus empresas privilegian (a la hora de ejecutar) los negocios y la búsqueda de oportunidades.
Dedican significativamente menos tiempo de su agenda planeada al proceso de dirección, que igualmente irrumpe como agenda emergente, y bastante menos al proceso de configuración institucional.
Este último es el gran ausente de la agenda del empresario y pasa a ser el responsable de la alta mortalidad de las pymes más allá del fundador.
Una propuesta de tipo institucional, vaya la paradoja, puede ser un instrumento que contribuya decisivamente a que el empresario cuelgue la ropa de bombero, se ponga la de jardinero y comience a tener una mejor calidad de vida, al mismo tiempo que su trabajo se vuelve más eficaz y trascendente.
La conformación de directorios externos, en el que seis empresarios, con la ayuda de un facilitador, coparticipan en la dirección de sus empresas, es decisivamente un instrumento que mejora la toma de decisiones y aumenta la competitividad de las mismas.
* Fundador de Adiras (Asociación de Directorios Asociados)
https://www.lavoz.com.ar/opinion/como-administrar-el-tiempo-en-la-conduccion-de-una-pyme/
Compartilo en Twitter
Compartilo en WhatsApp
Leer en https://www.lavoz.com.ar/opinion/como-administrar-el-tiempo-en-la-conduccion-de-una-pyme/