¿Corto y dulce, o largo y tedioso? Encuentra el día y hora ideal para tus reuniones, según la ciencia y la psicología
¿Para qué hacer reuniones multitudinarias que no llegan a ninguna decisión? ¿Por qué se invita a todo el mundo, y no tienen nada que hacer allí? ¿A quién se le ocurrió convocar a una reunión sin tener en cuenta la disponibilidad de las demás personas, por más dueño o líder que seas?
Varias preguntas, múltiples respuestas sobre un punto muy específico sobre las reuniones de trabajo: los mejores y peores días y horarios para convocarlas.
Ya sea que trabajes en forma presencial, virtual o híbrida, sabemos que el tiempo es oro, por lo que es importante asegurarnos de programar nuestras reuniones en los momentos más productivos para todos.
Para esto hay que considerar los cronotipos, el horario en que cada persona funciona mejor, y buscar un promedio horario. Hay alondras, como yo (madrugadores), los colibríes (tarde / tardecita) y los búhos (noche).
15 tips para saber qué días y horas son mejores y peores
Si lo que quieres es optimizar el tiempo, aumentar el rendimiento individual y del equipo y mantener foco y atención, aquí tienes estos quince consejos prácticos que pueden ser de utilidad:
Elige el día adecuado: según una encuesta realizada por Doodle a nivel global, en promedio el día de la semana más popular para programar reuniones es el martes, seguido del miércoles y el jueves. Claro que todo depende del tipo de industria y de las necesidades del momento.
Programa reuniones en horas productivas: un estudio de la Universidad de Carolina del Norte encontró que las reuniones por la mañana son más efectivas porque las personas están más alertas y tienen más energía en ese momento del día.
Evita reuniones luego del almuerzo: el proceso de la digestión lleva aproximadamente dos horas, y por eso, luego de comer sentimos cierta somnolencia. El cuerpo activa un mecanismo de «descanso y digestión», por lo que disminuye la energía y el rendimiento.
Considera la disponibilidad de tu equipo: no tiene sentido que un grupo grande de personas deba seguir el horario que se le antoja a un líder, por más que sea el dueño o de la empresa. Un buen liderazgo se asegura de preguntar cuál sería el mejor momento, y consensúa las posibilidades. Al mismo tiempo, si estás programando una reunión con personas fuera de tu organización, asegúrate de verificar sus calendarios personales para evitar conflictos de agenda.
Ajusta según zonas horarias: si tienes colegas en diferentes zonas horarias, asegúrate de programar la reunión en un horario que funcione para todos.
Considera la duración: un estudio de Microsoft encontró que el tiempo ideal para una reunión es de 30 minutos, y que las reuniones que duran más de una hora pueden ser contraproducentes.
Utiliza un sistema para determinar si la reunión se puede evitar: la agenda está sobrecargada, por lo que es necesario un análisis previo para saber si realmente se aportará valor. Al hacerlo, hay empresas que han reducido hasta el 90% de las reuniones, y las han reemplazado por otras formas en vez de verse los rostros sólo para leer un informe de actividades, por ejemplo.
Evita las horas pico: ten en cuenta que no es conveniente programar reuniones durante las horas pico del tránsito, ya que esto puede retrasar el tiempo de llegada de tus colegas y hacer que la reunión empiece tarde.
Evita las horas de menor productividad: según la encuesta de Doodle mencionada anteriormente, las horas de la tarde son las menos populares para reuniones.
Haz reuniones en días y horarios laborables: empieza a tomar en cuenta el balance de tiempo personal y profesional de la gente, para no restarles descanso, espacios de ocio y con la familia. La excepción sería una crisis.
Considera el tipo de reunión: las reuniones de resolución de problemas y toma de decisiones son mejores por la mañana, mientras que las reuniones informativas son más efectivas por la tarde.
Menos reuniones fijas, y más breves: la tendencia mundial es a ir restringiendo las reuniones fijas que suelen programarse «por default» en todas las empresas, y reemplazarlas por encuentros de briefing, micro reuniones de 10 o 15 minutos sobre temas puntuales y muy específicos. Previamente, cada participante debe haber realizado su tarea y venir con los temas preparados. Hay temas que requerirán más de un encuentro. En ese caso, realiza una planificación detallada y consensuada, y establece los objetivos para cada fecha, para que, en el último encuentro, se haya obtenido el resultado buscado.
Evita los almuerzos de trabajo: hasta los años ’90 eran muy comunes los almuerzos para seguir reunidos y tratar temas laborales. Desde el 2000 se busca un mayor equilibrio. Este tipo de encuentros al mediodía tiene interferencias, ruidos, interrupciones permanentes, lo que atenta contra el foco y la atención de las personas.
A la mañana, lo más complejo: según estudian las neurociencias aplicadas y la psicología, por la mañana es más factible, en la mayoría de las personas, lograr un mejor rendimiento mental para hallar soluciones, tomar decisiones y prestar atención. Por esto es que todo aquello que necesite de un esfuerzo especial de creatividad e innovación, sería propicio hacerlo en forma matutina. Mientras que por la tarde se pueden tratar temas de seguimiento, gestión y organización en general.
Si se graba, acórtala: te aseguro que por más importante que sea el tema, nadie va a ver un video de más de 15 minutos. Si grabas la reunión, tanto en audio como en video, o la transcribes, asegúrate de entregar a quienes necesiten recibirlo un resumen ejecutivo: un editado del video más una transcripción que resume los puntos principales.
Te vas a sorprender si ves la poca visualización que tienen los links que se envían posteriormente con videos de reuniones: esto significa que la gente no está enfocada para hacer esta tarea. O que, si lo hacen, lo escuchan como si fuese un podcast de fondo, mientras hacen otras tareas.
Otra manera de hacerlo es marcar los minutos y segundos claves, y que la persona vaya directamente a ver esos pequeños segmentos.
Recuerda que por día recibimos aproximadamente 6000 impactos de mensajes directamente en nuestro cerebro, de información estímulos, conversaciones y comunicaciones. Según James Clear, autor del libro «Hábitos atómicos», a una persona le toma 6 segundos distraerse, y le lleva 21 minutos volver a enfocarse en lo que estaba haciendo.
Así que cuanto mejor programes las reuniones, obtendrás un resultado más cercano al que quisieras.
